Инструкция по подготовке договора хранения

Сегодня рассмотрим тему: "инструкция по подготовке договора хранения", постараемся выделить самое главное и, при необходимости алгоритм действий. При этом, вам доступны эксклюзивные комментарии нашего эксперта. Все вопросы вы можете задать в специальной форме после статьи. Обращаем внимание, что перед заданием вопросов стоит внимательно прочитать статью, потому что большинство ответов там уже есть.

Настоящий договор хранения разработан в Конструкторе договоров и бланков, к которому вы можете получить доступ в своем личном кабинете.

1. По договору хранения поклажедатель передает на хранение определенную вещь, а хранитель обязуется хранить эту вещь и возвратить ее обратно в целости и сохранности. Заключают договор хранения только при передаче определенной движимой вещи. Если вы хотите обеспечить сохранность объектов недвижимости, то заключать нужно договор на оказание охранных услуг.

Гражданский кодекс выделяет несколько видов договоров хранения, выберите шаблон, подходящий для вашей ситуации. Наш пример будет основан на общем шаблоне договора хранения.

Видео (кликните для воспроизведения).

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.regberry.ru%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fcontent%2Fimages%2F%25D1%2585%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5_1

2. Переходите к заполнению пунктов опросного листа. Выберите правовой статус сторон (организация, ИП или обычное физическое лицо). Хранение не во всех случаях является платным, поэтому оказывать эту услугу могут не только субъекты предпринимательской деятельности.

Разные виды договора хранения разделяют на те, которые заключаются с непрофессиональными хранителями, и с теми, для кого хранение является одной из целью профессиональной деятельности (товарные склады). Ответственность профессиональных хранителей за сохранность имущества выше. Они обязаны вернуть не только стоимость вещи, но и упущенную выгоду из-за ее утраты (порчи) и расходы на доставку вещи к месту хранения.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.regberry.ru%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fcontent%2Fimages%2F%25D1%2585%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5_2

Некоторые вещи, передаваемые на хранение, могут быть опасными при несоблюдении определенных условий (горючие, легковоспламеняющиеся, ядовитые). Поклажедатель должен письменно предупредить хранителя о потенциальной опасности хранимых вещей, иначе они могут быть уничтожены или обезврежены хранителем без последующего возмещения убытков. Если же эти вещи нанесут ущерб хранителю или третьим лицам, то поклажедатель обязан будет возместить этот ущерб.

Если вещь не имеет индивидуальных признаков, то в процессе хранения она может смешиваться с вещами того же рода и качества других поклажедателей (статья 890 ГК РФ). Например, это может быть тонна цемента определенной марки. В этом случае речь идет об обезличенном хранении, и хранитель должен вернуть не ту же самую вещь, а подобную ей. Поклажедатель может не соглашаться на хранение с обезличением, для этого нужно выбрать соответствующий пункт опросного листа.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.regberry.ru%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fcontent%2Fimages%2F%25D1%2585%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5_3

Следующие условия касаются сроков хранения и сроков передачи вещи на хранение. Если срок хранения в договоре не указывается, то хранитель обязан хранить вещь до тех пор, пока ее не потребует поклажедатель.

Хранитель может быть освобожден от договорной обязанности принять вещь на хранение, если поклажедатель не соблюдает оговоренный для передачи вещи срок. В случае, если срыв сроков повлек для хранителя убытки, то поклажедатель должен будет их возместить.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.regberry.ru%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fcontent%2Fimages%2F%25D1%2585%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5_4

Согласно статье 895 ГК РФ свою договорную обязанность хранитель должен исполнять лично. Передавать вещь на хранение другому лицу он может только с согласия поклажедателя, если только договор хранения не дает ему права передачи вещи без такого согласия. В любом случае ответственность за сохранность вещи несет первоначальный хранитель.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.regberry.ru%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fcontent%2Fimages%2F%25D1%2585%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5_5

Если хозяин вещи не забирает ее после письменного предупреждения хранителя, то последний вправе самостоятельно продать вещь, вычесть полагающееся ему вознаграждение, а разницу передать поклажедателю (статья 899 ГК РФ). Поклажедатель, не согласный с таким условием, может установить в договоре прямой запрет на продажу вещи.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.regberry.ru%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fcontent%2Fimages%2F%25D1%2585%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5_6

Договор хранения может быть возмездным и безвозмедным. Если хранение предполагается платным, то необходимо указать, включаются ли расходы хранителя на хранение вещи (аренды склада, коммунальные платежи и прочее) в стоимость услуг, или эта сумма оплачивается отдельно. При безвозмездном хранении расходы хранителя могут возмещаться поклажедателем, но стороны вправе договориться о том, что такие расходы хранителю не возмещаются.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.regberry.ru%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fcontent%2Fimages%2F%25D1%2585%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5_7

Укажите способ и порядок расчетов за услуги по хранению. Если обе стороны договора хранения являются субъектами предпринимательской деятельности (организация или ИП), то на них распространяется лимит расчета наличными в рамках одного договора – 100 тысяч рублей.

При необходимости получить налоговый вычет по НДС укажите соответствующий пункт, тогда сумма НДС будет указываться отдельно.

Видео (кликните для воспроизведения).

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.regberry.ru%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fcontent%2Fimages%2F%25D1%2585%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5_8

Согласуйте обычные условия для договоров: ответственность сторон, основания расторжения, порядок споров.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.regberry.ru%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fcontent%2Fimages%2F%25D1%2585%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5_9

3. Далее по тексту договора хранения внесите данные поклажедателя и хранителя, поля с шрифтом синего цвета кликабельны и доступны для редактирования.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.regberry.ru%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Fcontent%2Fimages%2F%25D1%2585%25D1%2580%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B5%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5_10

Кроме текста самого договора хранения вам доступны другие документы: акты о приеме-передаче и возврате принятых на хранение вещей, перечень передаваемого имущества, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и их согласования.

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2Fimages%2Fart_dogovor_1

Читайте так же:  Формат «кофе на вынос» – обзор действующих франшиз
  • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
  • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
  • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
  • аренду помещений;
  • проведение специальной оценки рабочих мест;
  • поставку канцелярских принадлежностей.

Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

Кому поручается текущее хранение договоров в организации

Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции. Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря.

Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров. Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы. При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

  • порядковый номер записи;
  • наименование (тип) договора;
  • указанная в нем стоимость или цена;
  • информация о второй стороне, подписавшей документ;
  • дата заключения договора;
  • срок его действия (если он оговорен);
  • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
  • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
  • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
  • примечание;
  • номер дела в котором хранится договор.

Сроки хранения архивных документов устанавливаются в зависимости от их типов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень.

По истечении календарного года договоры, срок действия которых уже истек, необходимо подшить в дела и организовать их временное хранение в структурном подразделении до того момента, как практическая надобность в них отпадет и они будут переданы в общий архив организации.

Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел. Чтобы легче, быстрее и правильнее организовать хранение договоров при формировании дел, советуем действовать в такой последовательности:

Составьте список всех видов договоров, которые заключает предприятие;

Определите в соответствии с Перечнем сроки для каждого из тех видов договоров, которые специально оговорены в нем;

Сформируйте разного типа в дела с учетом их сроков . Желательно, чтобы в одно дело были подшиты документы, имеющий одинаковый срок хранения.

Фрагмент номенклатуры дел представлен ниже.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2Fimages%2Fdogovor_1_091117

Обратите внимание! Листы согласования к договорам, протоколы разногласий и согласования разногласий, не являются отдельными документами, это часть соответствующего договора. Они должны подшиваться и храниться вместе с основным документом.

Хранение договоров в архиве организации осуществляется в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Порядок хранения гражданско-правовых договоров не отличается от того, что установлен в отношении типовых архивных документов. Сроки хранения, хоть и указаны в Перечне, но определить их зачатую бывает достаточно сложно. В этом регламенте не отражены многие виды договоров, которые на практике встречаются часто. Так, например, в Перечне не упоминается договор купли-продажи, а к числу договоров об оказании услуг отнесены только юридические и аудиторские.

Читайте так же:  Бланки строгой отчетности – непростые документы, которые несложно использовать

Облегчить установление срока хранения договоров в архиве поможет статья 436 Перечня, она называется «Договоры организаций» и под это определение подпадают все те документы, которые в самом Перечне не упоминаются.

Поэтому те договоры, которые будут храниться в архиве организации условно могут подразделяться на две группы:

Те, которые упоминаются отдельными статьями Перечня;

Те, которые не упоминаются в Перечне и срок хранения которых определяется в соответствии со статьей 436.

Фрагмент Перечня с указанием статьи 436 выглядит так:

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2Fimages%2Fdogovor_2_091117

При установлении сроков хранения договоров в архиве следует учесть, к какой категории они отнесены. Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив. К этой категории относятся такие виды договоров:

Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет. Срок хранения любого из видов этих документов не должен быть менее10 лет.

Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок. На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:

  • на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
  • мены, займа и кредита;
  • аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
  • найма;
  • на медицинское обслуживание;
  • о материальной ответственности.

Когда начинается отсчет установленного срока хранения договора

При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел – с 1 января следующего года. И, если действие договора закончилось, например, в марте 2017 года, отсчет срока его хранения начнется с 1 января 2018 года.

Договор хранения, образец и рекомендации по подготовке документа

Если компания передает контрагенту имущество на временное содержание, передачу оформляют договором хранения. Что нужно знать об особенностях такого договора.

Используйте образец, чтобы составить договор хранения

Сделки о хранении заключают в соответствии со специальными нормами главы 47 ГК РФ, а также общими правилами договорной работы. Договором хранения называют соглашение о том, что одна сторона передала имущество другой (ст. 886 ГК РФ). Сторонами сделки являются поклажедатель и хранитель. Поклажедатель имеет право заключить такой договор:

  • с профессиональным хранителем – компанией, которая предоставляет соответствующие услуги широкому кругу лиц. Например, со складской компанией;
  • с контрагентом, который согласился принять вещи поклажедателя, но постоянно услуги хранения не оказывает.

После того как хранитель возьмет имущество, он несет ответственность за его состояние и сохранность, а также обязуется вернуть вещи в срок, который указали в договоре хранения (ст. 886 ГК РФ).

Сделку нужно оформить в письменном виде (ст. 887 ГК РФ). Однако для соблюдения письменной формы не обязательно оформлять единый документ. Действительность договора могут подтвердить иные документа, например, это:

  • расписка о передаче имущества, квитанция, письменное свидетельство и т. п., если на документе присутствует подпись хранителя;
  • жетон с номером или иной знак, который выдают поклажедателю, когда принимают объекты на хранение. Обратите внимание, что такая форма подтверждения должна быть установлена в законе или ином правовом акте как обычная для данного вида хранения (п. 2 ст. 887 ГК РФ).

Тем не менее, удобнее всего прибегнуть к заключению договора в виде единого документа. Это позволит подробно перечислить все условия сделки.

Образец договора с указанным сроком хранения имущества

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.law.ru%2Fimages%2Farticles%2F22001%2FDogovorChr-min

Образец пригодится для составления договоров хранения разных видов. Но при подготовке учите особенности конкретной сделки. Например, на отдельные виды хранения компании-хранителю требуется получить лицензию. (Ее наличие и срок действия проверяют перед сделкой.) Также проверьте, какие подзаконные акты регулируют данный тип сделок и что они требуют. Так, при хранении автомобилей на автостоянке договор должен содержать специальные пункты. Закон специально выделяет договоры хранения:

  • на складе (§ 2 гл. 47 ГК РФ);
  • в ломбарде (ст. 919 – 920 ГК РФ);
  • в банке (ст. 921 – 922 ГК РФ);
  • в камерах хранения компаний, которые занимаются транспортировкой (ст. 923 ГК РФ);
  • в гардеробах (ст. 924 ГК РФ);
  • в гостиницах (ст. 925 ГК РФ);
  • о секвестре (ст. 926 ГК РФ).

Если между компаниями составляют соглашение смешанного типа, часть, которая имеет отношение к хранению, нужно сформировать с учетом общих норм о договоре и о его конкретном виде. Например, такие пункты могут понадобиться при заключении сделки о транспортировке или поставке.

Обратите внимание: когда покупатель хранит товар, который должен забрать продавец, нужно руководствоваться положениями статьи 514 ГК РФ. В этом случае покупатель берет имущество на ответственное хранение, поскольку возвращает товар продавцу. Данное понятие не равно понятию сделки о хранении в рамках главы 47 ГК РФ. Особенность этой правовой ситуации в том, что обязанность покупателя сохранить товар до момента передачи продавцу – требование закона, а не соглашения. Если продавец и покупатель составили соглашение о сохранении имущества, это отличается от обычного договора хранения.

Какие положения включают в договор при заключении сделки о хранении

Задача договора – послужить доказательством, что компания передала контрагенту имущество на сохранение. Если говорить о том, каким договором является соглашение о хранении – консенсуальным или реальным, – то по общему правилу предполагается, что это реальный договор. Передачу имущества необходимо подтвердить отдельными документами, например, актом. Однако если компания заключает сделку с профессиональным хранителем, договор может вступать в силу с момента согласования существенных условий.

Читайте так же:  Что проверяет роспотребнадзор при плановой и внеплановой проверке

К обязательным для хранения условиям законодатель относит только предмет договора. Для согласования этого условия нужно:

  1. Написать, что хранение является целью передачи имущества.
  2. Указать имущество, которое поклажедатель передает хранителю. Здесь перечисляют наименования объектов, их количество, а также индивидуально-определенные и/или родовые признаки.

Одна из характеристик договора – это возмездность или безвозмездность хранения. Если контрагент получит вознаграждение, сумму указывают в тексте соглашения. Кроме того, определяют порядок выплат: в виде одного перечисления в конце срока хранения или в виде регулярных отчислений. Во втором случае указывают расчетный период. Если контрагент хранит имущество бесплатно, об этом также пишут в соглашении.

Помимо сведения о стоимости сделки, в договор вносят положения:

  • об условиях хранения;
  • о сроке действия;
  • о порядке возмещения расходов по содержанию имущества, в том числе непредвиденных;
  • о порядке досрочного расторжения;
  • об ответственности поклажедателя за оставление имущества дольше срока, а также об ответственности обеих сторон за те или иные нарушения условий и т. д.

Самые популярные рекомендации в Системе Юрист в этом месяце

Восемь опасных условий договоров аренды, услуг и подряда
Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Как судиться с приставами: алгоритм работы
Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Как налоговая на самом деле проверяет сведения в ЕГРЮЛ
Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

20 новых правовых позиций судов о взыскании судебных расходов
Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Обзор практики по уведомлению контрагентов
Отправляйте уведомление на сотовый, по e-mail или бандеролью.

дата и место подписания

_________________, в лице _________________, действующ__ на основании _________________, именуем__ в дальнейшем “Хранитель”, с одной стороны, и _________________, в лице _________________, действующ__ на основании _________________, именуем__ в дальнейшем “Поклажедатель”, с другой стороны, совместно именуемые “Стороны”, заключили настоящий Договор, именуемый далее по тексту “Договор”, о нижеследующем:

1.1. Хранитель осуществляет хранение документов Поклажедателя на бумажных и других носителях информации, которые переданы Поклажедателем и приняты Хранителем (далее по тексту – “данные Поклажедателя”).

1.2. Хранитель осуществляет хранение данных Поклажедателя в своих охраняемых помещениях (далее по тексту – “хранилище”). Хранитель является профессиональным хранителем.

1.3. Хранитель гарантирует, что хранилище поддерживается в состоянии, пригодном для хранения данных Поклажедателя, и постоянно обеспечивает:
– охрану хранилища;
– ограничение доступа в хранилище и к данным Поклажедателя в соответствии с положениями настоящего Договора;
– регистрацию и сохранение любой информации, предоставленной Поклажедателем Хранителю в формуляре описания документов и касающейся данных Поклажедателя.

1.4. Настоящий Договор заключен на срок _______________________.
Настоящий Договор вступает в силу с даты передачи Поклажедателем данных на хранение.

1.5. Хранитель оказывает Поклажедателю услуги по экспертизе ценности документов и оформлению ее результатов.

2.1. Поклажедателю запрещается передавать в качестве какой-либо части данных Поклажедателя материалы, которые обычно считаются легковоспламеняющимися (кроме бумаги), взрывоопасными, токсичными, радиоактивными, а также какие-либо материалы, зараженные паразитами или насекомыми, органические материалы, привлекающие паразитов или насекомых, и любые другие материалы, которые являются незаконными, опасными или небезопасными для обращения (далее по тексту – “предметы, запрещенные для хранения”).

2.2. Хранитель имеет право проверить наличие в принимаемых на хранение данных Поклажедателя предметов, запрещенных для хранения. Хранитель вправе отказаться хранить предметы, запрещенные для хранения.

3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ И ДОСТУП К ДАННЫМ ПОКЛАЖЕДАТЕЛЯ

3.1. Условия настоящего Договора являются конфиденциальной информацией для Поклажедателя и Хранителя и не могут разглашаться или обсуждаться с какой-либо третьей стороной.

3.2. Хранитель выдает данные Поклажедателя только назначенному(ым) представителю(ям) Поклажедателя, указанному(ым) Поклажедателем в формуляре, который выдается Хранителем и заполняется Поклажедателем (такой формуляр может периодически исправляться Поклажедателем) (далее по тексту – “формуляр разрешенного доступа”).
Указание Поклажедателем какого-либо лица в формуляре разрешенного доступа является заверением Поклажедателя, что данное лицо имеет полномочия запрашивать предоставление услуг в отношении данных Поклажедателя, а также сдавать и получать такие данные.

3.3. Любой заказ направляется Хранителю посредством факсимильной связи, посредством курьерской доставки или в электронном виде. Хранитель не обязан предоставлять Поклажедателю какую-либо информацию относительно данных Поклажедателя, пока Поклажедатель не заполнил формуляр разрешенного доступа и не вернул его Хранителю.

3.4. Поклажедатель несет ответственность за точность сведений, содержащихся в действующем формуляре разрешенного доступа.

Читайте так же:  Налоговые декларации для ип и организаций в 2019-2020 году

3.5. По просьбе Поклажедателя Хранитель может инспектировать данные Поклажедателя в специальной комнате для просмотра, находящейся на территории Хранителя.

3.6. Поклажедатель может иметь доступ в хранилище (но не к самим хранящимся данным) для общей проверки только при условии постоянного сопровождения представителя Поклажедателя представителем Хранителя в пределах ограниченной зоны доступа.

4.1. По заявке Поклажедателя Хранитель оказывает услуги по экспертизе ценности документов и оформлению ее результатов (п. 1.5 настоящего Договора).

4.2. Услуги оказываются Хранителем в порядке и сроки, установленные Приложением N 1 к настоящему Договору.

4.3. По окончании каждого календарного месяца Стороны составляют и подписывают акт об оказанных услугах, который содержит указание на виды, объем и стоимость оказанных услуг.

4.4. В случае оказания Хранителем услуг с отступлениями от настоящего Договора Поклажедатель вправе по своему выбору потребовать от Хранителя:
– безвозмездного устранения недостатков в разумный срок;
– соразмерного уменьшения стоимости услуг.

4.5. По заявке Поклажедателя Хранитель может в качестве части предоставляемых услуг уничтожить данные Поклажедателя. При этом Хранитель не несет ответственности в связи с уничтожением таких данных.

5.1. Поклажедатель уплачивает Хранителю вознаграждение за хранение в размере _____ (__________) рублей в месяц.

5.2. Вознаграждение за хранение, установленное п. 5.1 настоящего Договора, уплачивается Поклажедателем не позднее ______ числа месяца, следующего за отчетным путем перечисления денежных средств на расчетный счет Хранителя.

5.3. Вознаграждение за хранение, установленное п. 5.1 настоящего Договора, не включает в себя стоимость услуг, оказываемых Хранителем в соответствии с разделом 4 настоящего Договора, которая определяется в соответствии с Приложением N 1 к настоящему Договору.
Стоимость услуг, оказанных Хранителем, определенная в соответствии с Приложением N 1 к настоящему Договору, уплачивается в срок, установленный п. 5.2 настоящего Договора, одновременно с уплатой вознаграждения за хранение.

5.4. Расходы на хранение данных Поклажедателя включены в вознаграждение за хранение.

6.1. Хранитель отвечает за утрату, недостачу или повреждение данных Поклажедателя, принятых на хранение, если не докажет, что утрата, недостача или повреждение произошли вследствие непреодолимой силы, либо из-за свойств данных Поклажедателя, о которых Хранитель, принимая их на хранение, не знал и не должен был знать, либо в результате умысла или грубой неосторожности Поклажедателя.

6.2. Убытки, причиненные Поклажедателю утратой, недостачей или повреждением его данных, возмещаются Хранителем в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

6.3. В случае нарушения Поклажедателем срока уплаты вознаграждения или стоимости услуг, установленных п. п. 5.2, 5.3 настоящего Договора, Хранитель вправе предъявить Поклажедателю требование об уплате неустойки в размере ________% от неоплаченной в срок суммы за каждый день просрочки.

6.4. За неисполнение или ненадлежащее исполнение иных обязанностей по настоящему Договору Стороны несут ответственность, установленную действующим законодательством Российской Федерации.

7.1. Настоящий Договор может быть изменен или дополнен по соглашению Сторон, составленному в письменной форме и подписанному обеими Сторонами.

7.2. Стороны вправе по взаимному соглашению, составленному в письменной форме, досрочно расторгнуть настоящий Договор.

7.3. Настоящий Договор может быть расторгнут на основании судебного решения по требованию одной из Сторон в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

8.1. При возникновении споров, связанных с исполнением настоящего Договора, Стороны прилагают усилия для их урегулирования путем дружественных переговоров, обмена письмами, телеграммами и иными способами.

8.2. В случае невозможности урегулирования споров способами, указанными в п. 9.1 настоящего Договора, споры могут быть переданы любой Стороной для разрешения в Арбитражный суд _________________________.

9.1. Во всем, что не предусмотрено настоящим Договором, Стороны руководствуются положениями действующего законодательства Российской Федерации.

9.2. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Хранение договоров связано с определенными проблемами. В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как уничтожать и так далее. Все указанные факторы регулируются законодательством, но из-за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее. Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно. Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.

Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого. Возможно, потребуется некая информация, которая в этих документах отражена, некие данные, которые затребует руководство и так далее. Многие спорные ситуации, которые обычно состоят в том, что та или иная сторона недобросовестно подходит к выполнению своих обязательств, могут быть решены при помощи договора как во внесудебном порядке, так и официально, в суде. Также следует учитывать возможность проведения проверок определенных периодов, которые будут осуществляться государственными органами контроля. Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы. Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте. То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок. Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия.

Читайте так же:  Производство консервированных продуктов

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F1%2F3%2F8%2F8%2F7%2F1%2F0%2F1388710

Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ. В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее. Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип – № 1182 от 31.07.2007 года. Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности. В перечнях слишком много информации, чтобы запомнить ее всю, но если определить, какая документация к чему относится и сколько хранится, скорее всего, хранение договоров станет намного проще и легче. Во многих случаях все используемые бумаги подпадают под 3-4 пункта, детально изучить которые уже не так сложно.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F1%2F3%2F8%2F8%2F7%2F0%2F1%2F1388701

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F1%2F3%2F8%2F8%2F7%2F1%2F8%2F1388718

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F1%2F3%2F8%2F8%2F7%2F0%2F0%2F1388700

Как уже сказано выше, уничтожать договора просто так нельзя. Сначала нужно убедиться, что действительно прошел нужный срок. Только тогда можно уничтожать этот документ. Но и данные действия зачастую могут быть опасны своими последствиями, из-за чего большинство сотрудников предпочитает совершать их только и исключительно с санкции руководства. Выглядит это так: сотрудник собирает выборку из всей документации, срок которой уже вышел или подходит к концу. Хранение договоров на предприятии желательно должно быть выстроено так, чтобы на эту процедуру выборки не уходило много времени. Потом, на основании полученного перечня, производится отчет руководству, документ подписывается, подшивается, и только тогда, когда все это сделано, начинает процесс прямого уничтожения договоров и других подобных бумаг. Хранение договоров в архиве на постоянной основе – не самое лучше решение, тем более что некоторые компании умудряются даже на этом немного заработать, отдавая их в макулатуру и так далее.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F1%2F3%2F8%2F8%2F6%2F9%2F9%2F1388699

Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует. К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010. Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2016 года. То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года. Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год. И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F1%2F3%2F8%2F8%2F6%2F9%2F8%2F1388698

В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив. В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении. При этом сами бумаги располагаются на стеллажах (открытых или закрытых). Если они относятся к бланкам строгой отчетности или документам с грифом «коммерческая тайна», то должны присутствовать специальные сейфы. В принципе, никто этот момент не проверяет, ведь это именно рекомендации, соблюдать которые выгодно самому предприятию. Суть очень проста: если за саму систему хранения не штрафуют, то вот за отсутствие тех бумаг, которые обязаны быть, частенько наказывают. А если произойдет потоп, или документы будут уничтожены любым другим схожим образом, то виновато в этом будет только конкретное предприятие.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F1%2F3%2F8%2F8%2F6%2F9%2F7%2F1388697

Хранение договоров в организации осуществляется по принципу полного соблюдения всех норм закона. Это обязательное условие, которое может отвести от предприятия все проблемы. При этом мелкие нюансы, внутренние нормативы, реестры и сопутствующая документация могут отличаться от фирмы к фирме. Главным ответственным лицом считается начальник, однако он может передоверить этот момент другому лицу. Это облегчит работу руководства, но не снимет с него всей глубины ответственности за возможные ошибки. То есть тот сотрудник, которому доверяется работать с архивной документацией, должен быть максимально ответственным и четко понимать свои функции, получая за это реальные деньги, а не устные благодарности, как это обычно бывает при повышении нагрузки без ее компенсации при помощи дополнительных средств к зарплате.

Изображение - Инструкция по подготовке договора хранения 34547564343443
Автор статьи: Артем Гуреев

Добрый день. Меня зовут Артем, уже более 10 лет занимаюсь финансовым консультированием, являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю нужную информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 8

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here