Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша

Сегодня рассмотрим тему: "приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша", постараемся выделить самое главное и, при необходимости алгоритм действий. При этом, вам доступны эксклюзивные комментарии нашего эксперта. Все вопросы вы можете задать в специальной форме после статьи. Обращаем внимание, что перед заданием вопросов стоит внимательно прочитать статью, потому что большинство ответов там уже есть.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Действующее законодательство обязывает работодателя вести учет чистых формуляров трудовых книжек (вкладышей). С этой целью постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 была утверждена форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение № 2 к данному НПА).

Видео (кликните для воспроизведения).

Книга (журнал) учета, как правило, ведется в бухгалтерии лицом, уполномоченным распоряжением руководителя (ИП). В ней фиксируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков, с обязательным указанием серии и номера каждого отдельного формуляра.

1) Сквозная нумерация. Нумеровать книгу можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

2) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае может вызвать претензии со стороны проверяющих органов.

3) Заверительная запись.

На задней обложке книги делается заверительная запись, которая должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение журнала, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

Срок хранения приходно-расходной книги составляет 5 лет (подп. «г» ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

В связи с этим целесообразно ежегодно заводить новый журнал. Такой порядок позволит своевременно утилизировать документы с истекшим сроком хранения.

Унифицированная форма представляет собой таблицу из 12 столбцов, которые заполняются следующим образом:

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=http%3A%2F%2Flawyer-consult.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F11%2Fpravilnost-INN_6-300x217

Все виды официальных бумаг, используемых в делопроизводстве организации, являются подотчетными документами.

Поэтому процесс закупки чистых бланков, использование их по назначению, должен отражаться в отчетной документации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-54 . Это быстро и бесплатно !

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — это журнал для регистрационных записей о фактах получения организацией новых формуляров от производителей/ распространителей бланков, выдачи их гражданам.

Для фиксации сведений о затратах организации на приобретение чистых формуляров трудовых книжек, расходах закупленных документов из-за выдачи экземпляров гражданам.

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=http%3A%2F%2Flawyer-consult.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F11%2Fpravilnost-INN_51

Журнал приобретают у распространителей, зарегистрированных как индивидуальные предприниматели и юридических лиц, имеющих отношение к работе Объединения госпредприятий и организаций «ГОЗНАК». Процедуру закупки формуляров проводят согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Частота, объем поступлений новых бланков и вкладышей происходит согласно договору об услуге, заключенному между организацией и распространителем/ изготовителем данной продукции.

Самостоятельное приобретение гражданами формуляров трудовых книжек, вкладных листов к ним не приветствуется. Книжка может быть признана пригодной, если она выполнена по имеющемуся стандарту, имеет необходимые степени защиты:

  • на листах имеется водяной знак «ТК»,
  • печатные знаки в формуляре выполнены с применением «ирисового печатания»;
  • при поднесении к листам формуляра источника ультрафиолетового излучения, должна проявляться надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»,
  • при изготовлении бумаги для документа, были использовано специальное микроволокно,
  • соединение листов трудовой книжки и корочки невозможно подделать.

Образец заполнения приходно-расходной книги по учету трудовых книжек:
Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=http%3A%2F%2Flawyer-consult.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F11%2F561497b7673f9

Ответственного за своевременное внесение сведений в журнал и подачу отчетности о движении документов, определяет руководитель организации. Чаще всего этой работой занимается бухгалтер организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

При назначении ответственного за книгу учета, этот сотрудник должен ознакомиться с письменным изложением возлагаемых обязательств, после чего оставить роспись в документе о прочтении должностной инструкции.

Шнуровку журнала выполняет лицо, назначенное ответственным за внесение записей.

Последовательность процедуры прошивки:

  1. Острой иглой, шилом проделывают отверстие в левом чистом поле журнала, прокалывая все листы насквозь. Определяя место проколов, следует учитывать комфортность эксплуатации книги после прошивки.
  2. Через полученные отверстия продевают суровую или другу крепкую нить таким образом, чтобы по завершению работы остались два конца длиной по 7–8.
  3. Нити завязывают узлом на тыльной стороне книги.
  4. Поверх узла и оставшихся концов шнуровки наклеивают лист бумаги.
  5. Поверхность наклеенного листа предназначена для заверительной надписи о количестве страниц в книге, дате проведения прошивки, информации о человеке, выполнившим процедуру (ФИО в сокращенном и полном формате, роспись).
Читайте так же:  Как оформляется ипотека под материнский капитал и как взять в пенсионном фонде необходимый сертифика

Алгоритм процедуры заверки учетной книги:

  1. Выполняют нумерацию всех имеющихся в журнале страниц (сведения о количестве страниц должны быть изложены прописью и в виде цифр).
  2. Обязательно делают заверительную надпись (ее выполняет руководитель организации, подтверждающий свой росписью, что указанное количества страниц соответствует действительности).
  3. Перед введением в эксплуатацию Книги заполняют ее титульный лист.
  4. Вписывают цифровой код, имеющийся на производственной пломбе в отведенную для этого строку (без фиксации на бумаге номера из пломбы, даже журнал не будет считаться прошедшим опломбировку).
  5. Прошивают книгу.
  6. Опечатывают шнуровку.

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=http%3A%2F%2Flawyer-consult.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F11%2Fpravilnost-INN_31

Правила:

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=http%3A%2F%2Flawyer-consult.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F11%2Fpravilnost-INN_21

Ежемесячно лицо, ответственное за учет формуляров трудовых книжек и вкладных листов к ним, обязано документально отчитываться об:
  • количестве имеющихся незаполненных формуляров,
  • количестве выданных на руки,
  • суммах, полученных за выдачу оформленных документов гражданам.

Выдача формуляров проводится за счет предприятия, если:

  • имевшийся на хранении документ был утерян работниками организации, отвечавшими за сохранность данных бумаг;
  • документ был утерян, уничтожен вследствие чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, кражи документов из сейфа учреждения, пожара, стихийного бедствия).

Требования к заполнению:

  1. Бланки заполняют ручкой с пастой.
  2. Записи вносят поочередно, разборчиво, без помарок.
  3. Новую запись проводят в день поступления/приема на учет формуляров и вкладышей к трудовым книжкам либо в момент выдачи документа лицу, нуждающемуся в нем.
  4. Испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения была допущена помарка либо ошибочно внесена недостоверная информация), подлежит обязательной утилизации.

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=http%3A%2F%2Flawyer-consult.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F11%2Fpravilnost-INN_1

Алгоритм внесения сведений:
  1. В специальной графе указывают порядковый номер записи.
  2. В отдельные колонки вписывают число, месяц, год выполнения учетных сведений.
  3. В пятой колонке указывают данные о лице, выдавшем формуляры/получившем бланк (ФИО гражданина или наименование организации).
  4. В шестой прописывают основание для выдачи, индикационный номер документа и дату его выдачи предъявителю.
  5. В колонке прихода сначала указывают количество полученных трудовых книжек, их серию, номер, затем прописывают сведения о вкладышах.
  6. Вносят сведения о потраченной на приобретения формуляров сумме.
  7. В графе прихода указывают количество выданных трудовых книжек, число вкладышей к ним с обязательным указанием серии, номеров документов.
  8. В заключительную колонку вносят сведения о сумме средств, подлежащих к получению за выданные формуляры.

Не путайте прошивку книги по учету бланков ТК с прошивкой книги учета движения ТК. Это — разные вещи! О ведении книги учета движения трудовых мы подробно писали в этой статье.

Отсутствие в организации Журнала учета документов, позволяющих определять рабочий стаж граждан, места работы и продолжительность деятельности, дает контролирующему органу право на штрафное административное наказание в виде штрафа:

  • от 500 до 5 тыс. рублей (для должностных лиц);
  • 30–50 тыс. рублей (для организации).

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=http%3A%2F%2Flawyer-consult.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F11%2Fpravilnost-INN_8

Любые исправления сведений без сопровождающих письменных пояснений от лица ответственного за Журнал, недопустимы. Что является еще одним видом защиты от подделки документальных сведений.

Уведомление о том, что в строке определенной графы исправлены сведения, фиксируют:

  • в специальном поле для примечаний, если такое есть в таблице Журнала (ошибочную информацию зачеркивают одной аккуратной линией, а в примечании запись об ошибке удостоверяют личной росписью, ответственного за книгу учета, расшифровкой подписи, датой проведения процедуры);
  • строкой ниже, но в той же графе, где была допущена неточность (неверные сведения не зачеркивают, лишь указывают прописью, что запись, имеющая номер такой-то, недостоверна). Далее указывают достоверные сведения.

Ведение приходно-расходной книги для выполнения учета закупаемых и выдаваемых новых формуляров трудовых книжек, некоторыми руководителями организаций игнорируется. Однако в случае выявления факта отсутствия такого документа, равно как и уличение в нарушении регламента ее заполнения, наказывается административным взысканием.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 288-16-54 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Как ведется приходно-расходная книга учета трудовых книжек

Приходно-расходная книга, как правило, используется в качестве журнала учета бланков строгой отчетности. К этой категории относятся и бланки трудовых книжек и вкладышей в них, которые хранятся на предприятии и используются по мере надобности.

Приходно-расходные книги ведутся с целью учета бланков строгой отчетности. К таким бланкам, в том числе, относятся документы, предназначенные для подтверждения хозяйственных и финансовых операций, а также те, которыми подтверждается страховой стаж гражданина. Отличительной особенностью таких бланков является не только печатная форма, но и наличие нумерации, присваиваемой еще на этапе изготовления документа в типографии.

Читайте так же:  Как оформить карту «кукуруза» - условия предоставления кредитного лимита

Обратите внимание! Учет бланков строгой отчетности должен вестись поштучно — с момента изготовления до того момента, когда бланк будет израсходован и выдан под отчет на руки.

В процессе административно-хозяйственной, организационной и производственной деятельности предприятие постоянно использует бланки строгой отчетности. Их перечень, порядок хранения, выдачи и использования должен быть установлен локальным нормативным актом. Этим же актом определяется и порядок ведения приходно-расходных книг учета бланков строгой отчетности. При этом каждый вид таких бланков учитывается в отдельной приходно-расходной книге, это же касается бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Кто ведет приходно-расходную книгу учета трудовых книжек

Порядок учета и хранения бланков трудовых книжек, внесения записей в эти важные кадровые документы, регламентируется:Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2Fimages%2Fart_trud_knogka_3

  • Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее — Инструкция;
  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее — Правила.

Согласно положениям Правил и Инструкции порядок учета и хранения бланков трудовых книжек определен на уровне закона, который обязывает всех работодателей вести специальные книги по учету не только бланков, но и действующих книжек, которые работники сдают на ответственное хранение.

Приходно расходная книга по учету бланков трудовой, как правило, ведется в бухгалтерии предприятия. При этом в обязательном порядке издается приказ и назначается сотрудник, который будет осуществлять учет бланков и вносить соответствующие записи в книгу.

Образец приказа о назначении сотрудника, ответственного за хранение, учет и выдачу бланков трудовых книжек представлен ниже.

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2Fimages%2Fkniga_1_271117

Обязанность сотрудника по ведению приходно-расходной книги по учету бланков трудовой должна быть закреплена в его должностной инструкции или дополнительном соглашении к трудовому договору.

Какие документы вносятся в приходно-расходную книгу трудовых книжек

Согласно требованиям Правил, у работодателя всегда в наличии должно иметься некоторое количество бланков трудовых и вкладышей в них. При отсутствии таких бланков работодатель рискует не произвести оформление трудовой книжки в установленные законом сроки.

Так, сотруднику впервые оформляющемуся на работу, книжка должна быть оформлена после того, как он проработает на предприятии более пяти дней. Согласно Правилам, заполнена она должна быть в присутствии владельца в течение недели после того, как он был принят на работу.

Что касается вкладышей, они заполняются после того, как в соответствующем разделе трудовой книжки не осталось свободного места. Внести новую запись во вкладыш нужно на основании соответствующего приказа не позже, чем в течении недели с даты его издания. Если сотрудник увольняется, запись об этом должна быть внесена в книжку в тот же день.

Чтобы установленные законом сроки внесения записей не были нарушены, приказом работодателя можно установить приказом определенный неснижаемый лимит по количеству пустых бланков, сроки его пополнения и, по мере его достижения, приобретать новые. Они по мере поступления должны быть внесены в приходно-расходную книгу трудовых книжек.

Из этого следует, что приходно расходная книга учета бланков, в которой ведется учет наличия, поможет своевременно пополнить их запас и обеспечить соблюдение требований законодательства.

Обратите внимание! Лимит бланков трудовых книжек и вкладышей в них законом не установлен. Определить его работодатель вправе самостоятельно, учитывая при этом текучесть кадров, штатную численность, количество открытых вакансий, процент принимаемых на работу впервые а также сроки поставки бланков.

Лицу, ответственному за ведение приходно-расходной книги учета трудовых книжек, необходимо вменить в обязанность ежемесячно представлять в бухгалтерию отчет о том, сколько и каких бланков имеется в наличии, суммах, взысканных за выданные и оформленные бланки с подтверждающими документами — приходными ордерами.

Как ведется приходно расходная книга по учету бланков трудовой

В журнале учета двенадцать граф. Для каждой операции предусмотрена отдельная строка.

При внесении каждой записи в графе 1 указывается порядковый номер. Нумерация в книге сквозная, начиная с «1».

В графах 2-3 проставляется дата . Как и при заполнении трудовой книжки, используются только арабские цифры, формат даты: ДД, ММ, ГГГГ. Если проводится операция постановки бланков на учет, в качестве даты указывается дата договора поставки, при операции расхода — дата подачи заявки. Если бланк был испорчен, его списывают по акту и в этом случае в качестве даты указывается дата составления акта.

В графе 5 необходимо указать наименование компании-поставщика бланков или реквизиты получателя.

Читайте так же:  Прием на работу – важно правильно записать в трудовую книжку

В графу 6 вносится информация о документах, на основании которых бланки были приняты или израсходованы. В случае списания испорченного бланка в этой графе указывается наименование и реквизиты соответствующего акта.

Операции по приходу отражаются в графах 7-9. При этом количество бланков указывается с перечислением серии и номера каждого из них. Сведения по расходным операциям отражаются в графах 10-12.

Сразу после того, как были получены от поставщика заказанные бланки трудовых книжек и вкладышей в них, производится их регистрация в приходно-расходной книге. В ней отражается информация о всех операциях с бланками, как о тех, что связаны с их приобретением, так и о тех, которые связаны с расходованием. При регистрации обязательно указывается серия номер каждого бланка.

Поскольку работодатель закупает бланки за свой счет, впоследствии сотрудник, на чье имя они будут оформлены, обязан будет возместить их стоимость. Сведения о стоимости бланков также вносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой.

Приходно-расходная книга образец заполнения представлен ниже.

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2Fimages%2Fkniga_2_271117

Форма приходно-расходной книги учета бланков является унифицированной, это приложение №2 к Инструкции.

  1. титульного листа;
  2. списка лиц, ответственных за ведение книги;
  3. сведений о поступлении и расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

В журнале, который изготовлен типографским способом также можно найти пример того, как заполняется приходно расходная книга, скачать ее в электронном виде вы можете бесплатно по этой ссылке.

Как оформляется приходно-расходная книга трудовых книжек

Поскольку в этой книге ведется регистрация и учет бланков строгой отчетности, к ее оформлению предъявляются повышенные требования. Этот документ может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. В том случае, когда выбран цифровой формат, сведения, отражаемые в приходно-расходной книге, должны заверяться квалифицированной электронной подписью лица, ответственного за ее ведение.

Если приходно-расходная книга учета бланков ведется в стандартном, бумажном виде, ее листы необходимо пронумеровать и прошнурвать. Для прошивки используется шпагат или прочная толстая нить, концы которой завязанные узлом, выводятся на задний разворот журнала и опломбируются для подтверждения целостности сведений об учете бланков.

В качестве пломбы используется наклеиваемый поверх концов нити квадрат бумаги, на котором указываются сведения о количестве страниц в книге. Бумажная пломба заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия, используемой для документов. Образец оформления бумажной пломбы приходно-расходной книги по трудовым книжкам представлен ниже.

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2Fimages%2Fkniga_3_271117

Когда и как закрывается приходно-расходная книга по учету бланков трудовой

Приходно-расходная книга трудовых книжек является учетной формой и, в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 срок ее хранения равен пяти годам. Поэтому целесообразно ежегодно открывать новую приходно-расходную книгу и начинать ее ведения с записи с порядковым номером 1.

Такой порядок позволит своевременно утилизировать те журналы, срок хранения которых уже истек. А та приходно-расходная книга учета бланков, которая велась в прошедшем году, должна быть закрыта в первые рабочие дни нового года.

Чтобы обеспечить неизменяемость и сохранность сведений в приходно-расходной книге, в нее нужно внести итоговую запись. В ее тексте нужно указать общее количество внесенных в журнал записей и заверить его подписью ответственного лица.

Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков. Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов.

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=https%3A%2F%2Fhr-portal.ru%2Fimg%2Fop%2Fzapolnenie-prihodno-rashodnoj-knigi-po-uchetu-blankov-trudovoj-knizhki

Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще. Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником.

Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей.

При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов. Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать.

Читайте так же:  Должностные обязанности бухгалтера чем занимается

Приходно-расходная книга должна являться рабочим документом бухгалтерии, и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу. Записи должны оформляться немедленно после того, как бланки получены от производителя («>ГОЗНАК»> Министерства финансов) или официально уполномоченного дистрибьютора. При этом надо указать положенные данные о затраченных/приобретенных средствах и действиях по расходованию/приобретению упомянутых документов, а также записать реквизиты бланков трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

  • твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени>
  • предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц>
  • надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала)>
  • подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки. Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер. Здесь же надо указать период ведения книги.

На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=https%3A%2F%2Fhr-portal.ru%2Fimg%2Fop%2Fpravila-zapolnenija-prihodno-rashodnoj-knigi-po-uchetu-blankov-trudovoj-knizhki

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые. Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя. И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение).

Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем.

Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты. Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений). Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой. На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков. Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж.

Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров.

Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания).

В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

Формат: 210 х 288 (вертикальный)
64 страницы, пронумерованы
Прошнурована, опломбирована
Обложка: золотистый картон
Съемная обложка из прозрачного ПВХ

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (утверждена Постановлением Министерства Труда и Соц. развития № 69 от 10.10.2003 г.) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Читайте так же:  Не является публичной офертой что это значит

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.hr-ok.ru%2Fupload%2Fstatic%2Fe-store%2Fjournals1%2F%25D0%259A%25D0%2594-02

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.hr-ok.ru%2Fupload%2Fstatic%2Fe-store%2Fjournals1%2FKD-02

  • «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)
  • Пример отчета «О наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее»
  • Пример заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  • Пример акта на списание испорченных бланков трудовой книжки
  • Пример оформления приказа «О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек»
  • Инструкция по ведению «Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее»

Отсутствие или неправильное оформление “Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки” является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф , наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб., а на организацию – от 30 000 до 50 000 руб .

Порядок обеспечения работодателя бланками трудовой книжки и вкладыша в нее разработан в соответствии с п. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225. Бланки трудовых книжек изготавливает Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение “ГОЗНАК” Минфина РФ (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22.12.03 № 117н). Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, отвечающими требованиям, установленным ГОЗНАКом, может осуществляться юридическими лицами и ИП (распространителями).

Пунктом 44 Правил № 225 установлена обязанность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил № 225). При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее взимается плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225).

Это не относится к случаям:

  • неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил № 225);
  • массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п. 34 Правил № 225).

В данных ситуациях стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано сообщать в бухгалтерию работодателя по окончании каждого месяца о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них (п. 42 Правил № 225).

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта, в который можно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки должна отвечать определенным требованиям:

  • книга желательно должны иметь плотную обложку, т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;
  • все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;
  • книга должна быть прошнурованаи опломбирована(пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
  • книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц (в соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации, а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек опломбирована номерной индикаторной пломбой.

Перед началом работы с Книгой необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого Книга не считается опломбированной).

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.hr-ok.ru%2Fupload%2Fstatic%2Fe-store%2Fjournals1%2F%25D0%259E%25D0%25BF%25D0%25BB%25D0%25BE%25D0%25BC%25D0%25B1%25D0%25B8%25D1%2580%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25BE-1

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике

Изображение - Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша 34547564343443
Автор статьи: Артем Гуреев

Добрый день. Меня зовут Артем, уже более 10 лет занимаюсь финансовым консультированием, являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю нужную информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 8

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here