Заверение копий документов в организации

Сегодня рассмотрим тему: "заверение копий документов в организации", постараемся выделить самое главное и, при необходимости алгоритм действий. При этом, вам доступны эксклюзивные комментарии нашего эксперта. Все вопросы вы можете задать в специальной форме после статьи. Обращаем внимание, что перед заданием вопросов стоит внимательно прочитать статью, потому что большинство ответов там уже есть.

Как заверять документы “копия верна”: образец. Правила заверения копий документов

Казалось бы, скопировать документ и поставить на него соответствующий штамп – это так просто. Что может быть сложного? Оказывается, и на это есть свои правила! Давайте разберемся, какие трудности могут вас ожидать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна».

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F2%2F0%2F6%2F3%2F5%2F2%2F2206352

Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.

Видео (кликните для воспроизведения).

Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.

Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов. Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.

Обычная копия с документа – это простая бумажка. Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу.

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F2%2F0%2F6%2F3%2F7%2F1%2F2206371

Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.

При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.

Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.

Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней. Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.

На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному. Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.

Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью. Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.

Среди всей массы печатей одни из самых распространенных – «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью.

В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.

Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.

В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F2%2F0%2F6%2F3%2F8%2F1%2F2206381

В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:

  • ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все локальные акты предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.

Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.

  • ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) – содержит понятийный блок.
  • Основы законодательства Российской Федерации о нотариате. О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее.
  • Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X. Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по запросам физических лиц.
  • Рекомендации методические по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Видео (кликните для воспроизведения).
  • Текст копии должен быть понятным.
  • Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
  • Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
  • Указать фамилию и инициалы заверяющего.
  • Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
  • Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см. ниже).
  • Заверять должно уполномоченное лицо.
  • Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).

При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.

Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить “копия верна”, подпись и печать:

Копия верна (оттиск штампа или слова вручную)

Генеральный директор Подпись А. А. Иванов

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F2%2F0%2F6%2F3%2F7%2F5%2F2206375

В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица.

Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.

Читайте так же:  Формирование резерва по сомнительным долгам проводки

В некоторых организациях нередко копии документов, в частности трудовых книжек, справок, заверяются главным бухгалтером или специалистом отдела кадров.

Тема «как правильно заверить копию трудовой книжки» будет рассмотрена в следующем разделе.

Если законом предусмотрено обязательное нотариальное заверение, то, соответственно, сделать это вправе только данное лицо.

При этом нотариус свидетельствует только соответствие копии документа или выписки, но не имеет права подтверждать законность самого текста, полномочий подписавших лиц и пр.

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F2%2F0%2F6%2F4%2F0%2F8%2F2206408

Эти документы являются одними из самых главных в жизни любого гражданина, поэтому мы рассмотрим правила их заверения отдельно.

К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам потребоваться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для сделки и пр.

Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату. А поскольку копия с паспорта делается обычно нотариусом, он знает все эти тонкости.

Как правильно заверить копию трудовой книжки, наверное, лучше всех знают специалисты отдела кадров, поскольку практически каждый день сталкиваются с этим.

Итак, данный документ можно скопировать целиком или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр. Штамп «копия верна» или «верно» ставится на каждом развороте, а на последней странице необходимо прописать следующее: «Работает по настоящее время. Копия верна. Руководитель ОК. Подпись. Расшифровка. Дата». Ставится также печать работодателя, если она имеется.

Понятно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много? При этом наглядный образец, как заверять документы «копия верна», когда они многостраничные, найти в источниках информации достаточно сложно. Можно выделить 2 варианта действий:

  • на каждой странице нужно ставить надпись о верности копии целиком;
  • сшить документ скобой или нитками, пронумеровать, сверху первой страницы поставить «копия», на обратной стороне завершающего листа в точке соединения обозначить: «прошито, пронумеровано 50 листов», печать, оттиск штампа, дату, подпись и расшифровку уполномоченного лица. Этот способ наиболее приемлем, когда страниц действительно много.

Как выше было сказано, нотариус – специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам.

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F2%2F0%2F6%2F3%2F8%2F3%2F2206383

Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.

Так, в первую очередь стоимость зависит от вида документа, региона и прочих факторов.

Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб.

Если закон не обязывает вас получать удостоверение копии у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.

В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием. Главное – не забудьте взять с собой оригинал!

Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны.

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F2%2F0%2F7%2F4%2F8%2F0%2F2207480

При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.

Так, к примеру, ГПК РФ не требует обязательного заверения копий при обращении в районные суды, мировую юстицию, поскольку основными участниками дел являются обычные граждане. В таком случае процесс сверки копий с оригиналами происходит прямо в судебном заседании, где суд ставит свою удостоверительную надпись, или при подаче документов данное действие выполняет секретарь.

Что касается арбитражного процесса, то АПК РФ прямо предусматривает, что все представляемые копии должны быть надлежаще заверены, иначе суд может их не принять. При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, поэтому проблем с заверением обычно не возникает.

Во всяком случае лучше заранее позаботиться о качестве копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. в дальнейшем возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.

Убеждены, что данная информация, а также свежие новости в законодательстве и представленные образцы, как заверять документы «копия верна», помогут и вам. Если же возникают сложности, всегда можете обратиться к профессионалам своего дела.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • нотариус;
  • сама организация (сам предприниматель).
Читайте так же:  Куда выгодно вложить деньги в 2019-2020 году - обзор стартапов

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи и статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1 :

  • главой местной администрации;
  • специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fglavkniga.ru%2Fimages%2Fdigit%2F_elver%2Fimages%2Fpreview_360_X%2F09657

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. ) п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Как правильно заверить копию документа: штамп «Копия верна»

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fbiztolk.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F09%2Fkopiya-verna-kak-pravilno-zaverit-kopiyu-dokumenta-1

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

  • получение кредита или оформление ипотеки;
  • оформление социальных пособий или материальной помощи;
  • заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
  • получение наследства;
  • оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
  • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель. Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании. Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Читайте так же:  Депозиты татфондбанка для физических лиц в 2019-2020 году - какие установлены условия и проценты

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут. Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fbiztolk.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F09%2Fkopiya-verna-kak-pravilno-zaverit-kopiyu-dokumenta-2

Право заверения внутри компании есть у:

  • руководителя/директора;
  • заместителя начальника;
  • начальника отдела кадров;
  • уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии. Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью. Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации — например, для банка — по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

  1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
  2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» — как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

  • брачные контракты;
  • принятие наследства;
  • переводы документов с иностранных языков;
  • доверенности с передачей прав;
  • договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fbiztolk.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F09%2Fkopiya-verna-kak-pravilno-zaverit-kopiyu-dokumenta-3

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

  1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
  2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
  3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
  4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
  5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления. Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

  • указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
  • если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
  • в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
  • указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.

Читайте так же:  Птицеводство как домашний бизнес видео инструкция

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Заверение копий документов: что объяснить контрагенту

Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.klerk.ru%2Fimg%2Fpb%2Fthumb1000x615%2Fd3ce2ce0276f30efe9a8ff6b9c3687a0_compressed_v1

Ситуация такая. Договором предусмотрено, что возмещение расходов контрагента производится организацией на основании копий документов, подтверждающих расходы. Суммы этих расходов входят в стоимость услуг, оказываемых контрагентом.

Контрагент категорически отказывается заверять предоставляемые им копии подтверждающих документов, т.е. писать: «Копия. Верно. Подпись, расшифровка. Печать.» и просит обосновать претензии к оформлению документов и ответы на вопросы: «Почему документы нужно заверять? Где это написано?».

Чем можно обосновать необходимость заверения подтверждающих расходы документов?

Тем не менее, считаем возможным обратить внимание на следующее.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)

  • копией документа признается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (п. 2.1.29).
  • заверенная копия документаэто копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (п. 2.1.30).

То обстоятельство, что только надлежащее заверение придает копии документа юридическую силу, подтверждается также тем, что ненадлежащее заверение может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии.

В частности, в соответствии с п. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства.

Кроме того, в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х), в п. 1 которого сказано, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Конечно, в данном Указе, как следует из его наименования и содержания, речь идет о порядке выдачи копий документов, касающихся прав граждан (и выдаваемых гражданам). Вместе с тем, некоторые судебные органы применяют положения данного Указа при рассмотрении споров, связанных с деятельностью юридических лиц.

Так, например, организация-взыскатель обратилась в налоговый орган с заявлением о предоставлении информации о банковских счетах должника. К заявлению организация приложила копию исполнительного листа, заверенную подписью руководителя организации и ее печатью. Налоговый орган отказал в предоставлении информации по причине ненадлежащего заверения копии исполнительного листа.

Однако арбитражный суд признал отказ налогового органа неправомерным. При этом арбитражный суд сослался на Указ № 9779-Х и пояснил, что если законодательством не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (Постановление ФАС Уральского округа от 01.09.2008 по делу № А76-2529/08, Определением ВАС РФ от 26.12.2008 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Аналогичная позиция изложена в Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2014 по делу № А55-11264/2013.

Да и в тех случаях, когда суды применяли положения Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, они их применяли главным образом для выяснения вопроса о том, в каком порядке должны заверяться копии документов.

То есть, когда нормативно или договором установлена обязанность того или иного лица представить заверенную копию документа, но при этом не сказано, каким именно образом она должна быть заверена (нотариально или достаточно подписи руководителя и т.д.), вот тогда суды для ответа на этот вопрос и ссылались на положения Указа № 9779-Х.

При этом ни одного судебного акта, в котором было бы сказано, что если по условиям договора сторона должна представить другой стороне копию документа, эта копия должны быть представлена именно в заверенном виде, мы не обнаружили.

Более того, некоторыми судами высказывается мнение о том, что положения Указа № 9779-Х вообще не подлежат применению в случае, когда копия документа выдается не физическому, а юридическому лицу (см., например, Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.12.2015 г. по делу № А09-2109/2015 и др.).

Поэтому вопрос о порядке представления копий документов, порядке заверения этих копий целесообразно решать при заключении договора.

Если договором не предусмотрено предоставление контрагентом заверенных определенным образом копий документов, понудить контрагента (в т.ч. в судебном порядке) заверять эти копии будет достаточно сложно.

Соответственно, как вариант, организация может отказаться от оплаты оказанных услуг полностью или частично по причине не подтверждения понесенных контрагентом расходов.

Как мы отметили выше, в соответствии с положениями ГОСТ Р 51141-98 юридическую силу имеет только заверенная копия документа.

Как следствие, если копии расходных документов не заверены, они не имеют доказательственной силы. Иными словами, такие копии не подтверждают должным образом понесенные расходы.

Кроме того, организация ведь не имеет возможности ознакомиться с оригиналами расходных документов, они находятся в распоряжении контрагента.

Поэтому вполне логично, что при направлении в адрес организации копий документов, контрагент должен как-то подтвердить, что эти копии соответствуют имеющимся у него оригиналам. Как это сделать? В частности, путем их заверения.

Читайте так же:  Что такое показатель ebitda и формула расчета рентабельности

И все же, нужно понимать, что отказ от оплаты услуг на том основании, что копии расходных документов не заверены должным образом, будет сопряжен с риском применения к организации санкций за просрочку оплаты, поскольку, как мы уже сказали выше, ни договором, ни законом применительно к рассматриваемой ситуации не установлена обязанность контрагента представлять именно заверенные копии документов.

Тем менее, стоит попытаться убедить контрагента в необходимости заверять копии расходных документов. В качестве аргумента можно сослаться на положения Указа № 9779-Х, ГОСТа Р 51141-98, на судебную практику, а также можно привести вышеизложенные доводы.

Можно ли заверить копию документа в организации так, чтобы она имела юридическую силу или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила устанавливает законодательство? Узнайте о требованиях делопроизводства к заверению копий в 2017 году.

Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу.

Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию.

Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику. Однако она не обладает юридической силой. Чтобы придать ей значимость, копию необходимо заверить в соответствии с существующими правилами делопроизводства. При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.

Когда может понадобиться заверение копий документов?

Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, в некоторых случаях, может заменить оригинал. Как правило, такая документация используется для защиты интересов и исполнения прав юридических и физических лиц. Подобная процедура необходима физлицам во многих случаях. Без нее не обходится трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий и т.п.Изображение - Заверение копий документов в организации proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.sekretariat.ru%2Fimages%2Fimages%2Fart_org_dokumenti

Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:

  • при предоставлении бумаг в государственные учреждения;
  • при выдаче сотрудникам;
  • при представлении контрагентам;
  • для направления в тендерную комиссию;

Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу:

сотрудников предприятия в “интересах граждан”;

третьего лица о предоставлении копии, если ее нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации;

Трудовой кодекс позволяет сотрудникам обращаться за получением копий даже в те компании, трудовые отношения с которыми уже расторгнуты. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.

В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной. Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию. Физическому лицу для этого потребуется лишь удостоверение личности. Срок действия заверенных нотариально копий законодательство не ограничивает.

Тем не менее, в некоторых случаях нотариус имеет право отказаться заверить дубликат. Отказ может касаться документации:

  1. медицинского характера, содержащей сведения о заболеваниях;
  2. имеющей гриф секретности;
  3. договоров в письменной форме без нотариального удостоверения подлинности подписей сторон;
  4. с наличием в тексте исправлений, приписок, неоговоренных корректировок;
  5. с нечитаемыми элементами: словами, подписями, реквизитами, печатями;
  6. с фрагментами, написанными карандашом;
  7. с нарушенной целостностью;
  8. с наличием факсимильной подписи;
  9. ламинированной документации, если сложно определить ее подлинность;

В настоящее время в действующем законодательстве отсутствует единый акт о правилах документооборота. Тем не менее, существуют отдельные акты, которые поясняют, как правильно заверять копии документов, и приводят образцы заверенных копий. Порядок нотариального заверения урегулирован более полно. Однако правила заверения копий в организациях также оговорены на законодательном уровне.

Соблюдать эти правила необходимо для того чтобы, например, при рассмотрении спора в суде или ответе на запрос налоговой инспекции не получить отказ в признании доказательственного значения копии. Если она удостоверена надлежащим образом, она не сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.

Порядок заверения копий документов: нормативная база

В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий. К ним относятся:

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г.

Несмотря на то, что эти акты не противоречат друг другу, они имеют ряд расхождений по составу реквизитов отметки о заверении:

Изображение - Заверение копий документов в организации 34547564343443
Автор статьи: Артем Гуреев

Добрый день. Меня зовут Артем, уже более 10 лет занимаюсь финансовым консультированием, являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю нужную информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 7

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here