Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения

Сегодня рассмотрим тему: "журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения", постараемся выделить самое главное и, при необходимости алгоритм действий. При этом, вам доступны эксклюзивные комментарии нашего эксперта. Все вопросы вы можете задать в специальной форме после статьи. Обращаем внимание, что перед заданием вопросов стоит внимательно прочитать статью, потому что большинство ответов там уже есть.

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  • дату и номер заключенного трудового договора;
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • структурное подразделение;
  • занимаемую должность;
  • вид и характер работы;
  • срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  • место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:
Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F08%2Fobrazec_jurnala

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.
Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:
Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F08%2Fzapol_jou-1


Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:
Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=https%3A%2F%2Fbuhguru.com%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F08%2Fizmemeniya__journal

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.
Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Делопроизводство

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F10%2F%25D0%25B6%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25BD%25D0%25B0%25D0%25BB-%25D1%2580%25D0%25B5%25D0%25B3%25D0%25B8%25D1%2581%25D1%2582%25D1%2580%25D0%25B0%25D1%2586%25D0%25B8%25D0%25B8-%25D1%2582%25D1%2580%25D1%2583%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25B2%25D1%258B%25D1%2585-%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25B3%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25BE%25D1%2580%25D0%25BE%25D0%25B2

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.
Читайте так же:  Как делать ставки на спорт в интернете для начинающих

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • должность ответственного лица;
  • причину, по которой лицо ведет журнал;
  • его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  • конфиденциальность;
  • контроль хранения документов;
  • быстрое формирование копий справок и приказов;
  • быстрый поиск необходимых документов.

Как оформляется дистанционный трудовой договор? Узнайте тут.

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

  • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
  • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
  • книга регистрации должна храниться 75 лет;
  • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
  • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
  • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

  • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
  • лицо, несущее ответственность за его ведение;
  • форму журнала регистрации трудовых договоров.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Fkadriruem.ru%2Fwp-content%2Fgallery%2Ftd3%2F%25D0%259F%25D1%2580%25D0%25B8%25D0%25BC%25D0%25B5%25D1%2580-%25D0%25B6%25D1%2583%25D1%2580%25D0%25BD%25D0%25B0%25D0%25BB%25D0%25B0-%25D1%2580%25D0%25B5%25D0%25B3%25D0%25B8%25D1%2581%25D1%2582%25D1%2580%25D0%25B0%25D1%2586%25D0%25B8%25D0%25B8

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

Читайте так же:  Текучесть кадров что показывает, причины, как рассчитать

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Подробнее о том, как составляется номер трудового договора, можно узнать тут.

Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

  • отстранение от должности;
  • изменения условий работы;
  • перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область – +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 309-85-28
    • Регионы – 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

5 основных правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон. Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками.

Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.

Обязательность ведения журнала регистрации трудовых договоров на предприятии

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Ffbm.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Falert

Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.

Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете тут.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Ffbm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F09%2Furist

Журнала регистрации трудовых договоров: образец и порядок заполнения

Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами. Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.

Журнал заполняется в соответствии со стандартными правилами делопроизводства. Но если необходимо внести корректировки, то можно спокойно вносить столбцы и убирать их.

На титульнике журнала указываются:

  • полное наименование предприятия/организации или ИП;
  • название журнала;
  • дата начала отчета;
  • дата окончания отчета.

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Ffbm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F09%2Fi_dz

Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (и заполняемое и незаполненные).

На первой странице не принято что-то писать. На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала.

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Ffbm.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Finfo

В таблице укажите:

  • порядковый номер;
  • временной период;
  • ФИО ответственного лица; его должность;
  • основание, для поручения веления журнала;
  • подпись лица.

После начинаем уже непосредственно заполнение журнала (таблицы из обычно 11 столбцов)

Журнал регистрации трудовых договоров – образец бланка для заполнения:

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.turbotext.ru%2Fuploads%2Fredactor%2Fimages%2F8fb746a339c60ab86f6cd5472266dbc1

Бланк журнала регистрации трудовых договоров.

Иной вариант заполнения журнала:

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.turbotext.ru%2Fuploads%2Fredactor%2Fimages%2Fcc5cc1d4f2fc7a6c98852ed95d7140d3

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Столбец 1

Указывается регистрационный номер договора/соглашения (не путать с номерок трудового договора).

Столбец 2

Дата, когда договор был заключён.

Столбец 3

Непосредственно номер трудового договора/соглашения.

Столбец 4

Фамилия работника и его инициалы.

Столбец 5

Профессия работника/ должность.

Столбец 6

Структурное подразделение, в которым осуществляет свою деятельность работник.

Читайте так же:  Увольнение сотрудника по инициативе начальника как правильно оформить процедуру

Столбец 7 и 8

Они объединены в одну графу и называются сроком действия. В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Ffbm.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Fwarning

Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить – читайте в этой статье.

Столбец 9

Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).

Столбец 10

Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.

Столбец 11

Примечания и дополнения.

Проясним некоторые моменты в заполнении:

  1. Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
  2. При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
  3. Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11. Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.
  4. На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Также обязательно указывайте дату.
  5. Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1). После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).

Журнал регистрации трудовых договоров – образец скачать бесплатно вы можете по этой ссылке.

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Ffbm.ru%2Fwp-content%2Fplugins%2Fwp-special-textboxes%2Fthemes%2Fstb-metro%2Falert

Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете здесь.

Журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде

В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать.

Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.

  • возможность быстрого поиска в документе;
  • оптимизация работы;
  • фиксированный контроль за верным оформлением;
  • лучшая конфиденциальность журнала;
  • более простой формат исправления ошибок;
  • меньше затрат па ведение;
  • простота выдачи выписок и справок.

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Ffbm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F02%2FZHurnal-TD_-obrazec

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров.

При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.

Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Ffbm.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F09%2Furist

Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже – читайте в нашей новой публикации.

Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Читайте так же:  Что такое эцп и для чего она нужна

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

  • 1 — номер регистрации трудового договора;
  • 2 — дата заключения;
  • 3 — номер договора;
  • 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
  • 5 — должность работника;
  • 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
  • 7 — срок действия договора;
  • 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
  • 9 — допсоглашения к договору;
  • 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=https%3A%2F%2Fnalog-nalog.ru%2Ffiles%2F2105_zhurnal_registracii_truddogovorov_-_obrazec

Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Fznaydelo.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F11%2Fzhurnal-td5

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.
Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Fznaydelo.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F11%2Fzhurnal-td2

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным.

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Посмотреть образец заполнения журнала инструктажа по технике безопасности можно в этой статье.

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Fznaydelo.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F11%2Fzhurnal-td6

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

Читайте так же:  Наследственное право: как правильно погасить долги умершего должника

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

  • номер по порядку;
  • период времени;
  • ФИО ответственного;
  • должность лица;
  • основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

  • Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
  • Второй – дата заключения договора.
  • Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
  • Фамилия и инициалы работника.
  • Пятый столбик – его профессия или должность.
  • Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
  • Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
  • В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
  • Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
  • Одиннадцатый столбец – это примечания.

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.
Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Fznaydelo.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F11%2Fzhurnal-td1

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

  • более быстрый поиск в документе;
  • оптимизация работы;
  • соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
  • конфиденциальность журнала;
  • меньше времени уходит на его ведение;
  • упрощение выдачи выписок и справок.

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Fznaydelo.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F11%2Fzhurnal-td3

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения proxy?url=http%3A%2F%2Fznaydelo.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2014%2F11%2Fzhurnal-td4

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Изображение - Журналы регистрации трудовых договоров образец заполнения 34547564343443
Автор статьи: Артем Гуреев

Добрый день. Меня зовут Артем, уже более 10 лет занимаюсь финансовым консультированием, являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю нужную информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 3.2 проголосовавших: 165

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here